広報誌の作り方｜おすすめのソフトとキレイに作る3つのポイント

広報誌とは、企業や学校、自治体などが団体の活動内容を伝えるために制作する冊子です。
主に宣伝や広報が目的ですが、PTAや市町村の広報誌など交流を目的としたものもあります。
また「広報紙」という字体で記されることもありますが、形式の違いで区別されています。A4サイズの雑誌の様な形式なら「広報誌」、新聞の様な形式のものは「広報紙」です。

広報誌作りはスケジュールを立てて役割分担するなど、押さえておきたい流れがあります。完成するまでの流れをひとつずつ見ていきましょう。

1：スケジュールを立てる

まずはスケジュールを立てます。広報誌全体のスケジュールをもとに、企画ごとのスケジュールを割り振ります。それぞれの企画にどれくらいの作業時間がかかるか検討した上で、仮の日程を決めましょう。

取材や外注する場合など、人が関わる部分はスケジュールがずれ込む可能性もあります。余裕を持って、スケジュールに無理がないか確認してください。

２：担当者を割り振る

次に企画ごとに担当者を割り振ります。企画ごとに作業量は異なるので、作業時間の予測をもとに各人の負担が偏らないようにすることが大切です。また、全て編集チーム内で制作するのか、一部外注するのかも併せて検討しましょう。

３：取材・原稿執筆

担当が決まったら、それぞれ取材や原稿の執筆に取り掛かります。自分で原稿を執筆する場合は記事の推敲まで行います。外注する場合には、最終的な原稿の締切りから逆算し、推敲や修正も考慮したうえで発注してください。

４：原稿の校正・レイアウト決め

原稿が仕上がったら、最終チェックです。原稿や写真などを所定の位置に配置し、全て読み直して確認します。

たとえば、以下のような点を確認するといいでしょう。

• 綴じ方向に対して向きが合っているか
• 写真の位置やレイアウトに違和感はないか
• 文章の誤字脱字などのミスがないか

印刷前の最終チェックなので、ミスがないよう慎重に確認してください。入稿後にミスが見つかった場合は修正ができなかったり、印刷・製本の日程が後ろにズレてしまったりする可能性もあるので要注意です。

５：印刷・製本

最後に印刷会社にデータを送り、発注しましょう。印刷・製本作業を経て完成です。自分で印刷・製本する方法もありますが、専門の会社に依頼した方が早く、キレイに仕上がるのでおすすめです。

広報誌を作る際には、CanvaやWord、PowerPointなどを活用するのがおすすめです。ここでは、それぞれのソフトの特徴を詳しく解説します。それぞれのソフトで作った誌面も画像にして書き出せば、しまうま出版での印刷・製本も可能です。ぜひ、目的や用途に応じて使ってみてください。

Canva

Canvaは冊子や画像制作など、様々な制作に使われています。特に、以下のような場合におすすめのソフトです。

• レイアウトを考えるのが苦手
• デザイン性を重視したい
• Windows以外のOSで制作したい

Canvaはデザインテンプレートが豊富で、簡単にクオリティの高い広報誌を作れます。
また、パソコンのOSを問わず、無料で利用可能です。データの共有も簡単にできるので、複数人で共同制作する際にも便利でしょう。

Word

WordはWindowsのパソコンなら標準装備されていることの多いソフトなので、使ったことのある方も多いでしょう。以下の場合におすすめです。

• レイアウトよりも使いやすさを重視したい
• 文章がメインの広報誌を作る
• さまざまな人が制作に関わる

文書作成がメインのソフトなので、写真や図などの細かいレイアウトよりも取材やコラムがメインの広報誌に向いているでしょう。また、使用経験のある人が多いことから、毎年メンバーが変わる学校の広報誌制作にもおすすめです。

PowerPoint

PowerPointもMicrosoftのソフトです。プレゼンのスライド制作で使われているイメージが強いですが、広報誌の制作もできます。

Wordよりも写真加工や図の挿入などの自由度が高い点がメリットで、写真を多く入れたい、レイアウトの自由度が高いほうがいいとお考えの方におすすめです。スライド作成がメインのソフトなので、制作する際にはページの余白設定などに注意しましょう。

広報誌をキレイに作るには、行間や色使いなどの工夫が大切です。ここでは、少し意識するだけでキレイに見えるポイントを3つ紹介します。それぞれ確認いただき、取り入れてみてください。

行間・余白を整える

1つ目のポイントは、行間・余白を整えることです。文字や写真をびっしり隙間なく入れてしまうと、非常に読みづらい誌面になってしまいます。
たとえば文章なら、あらかじめ何行までと明確に決めておくといいでしょう。枠に入るからと言って無理矢理に文章を入れてしまうと窮屈な印象になってしまうので気をつけてください。
写真も同じく、枠ギリギリまで配置せずに余白を意識することで、スッキリと読みやすいデザインになります。

文字やフォントを使い分ける

2つ目のポイントは、文字やフォントを使い分けることです。文字のサイズやフォントは読みやすさに直結するので、読み手にあわせて変えたりフォントで強弱をつけたり、視認性を上げるなどの工夫をしましょう。

広報誌の場合、新聞のように文字が細かすぎると読みづらくなってしまいます。とくに読み手が子どもや高齢者の場合は、フォントを少し大きめに設定すると読みやすくなり親切です。

ただし、フォントに関しては使いすぎにも要注意です。個性的なフォントはインパクトが出ますが、複数使うとゴチャゴチャした印象になってしまいます。そのため、フォントは3種類程度にし、個性的なものはアクセントとして活用するといいでしょう。

配色バランスを工夫する

3つ目のポイントは、配色バランスを工夫することです。とくに「使用する色の数」と「色の彩度」には気をつけてください。

色を使いすぎると情報量が多く、読み手にまとまりのない印象を与えてしまいます。色の数は記事の雰囲気に合わせつつ、3〜4色くらいに抑えると見やすくなるでしょう。たとえば、6月の梅雨の季節をテーマとするなら「水色・紫・青」など、関連性をもった3色で構成するようなイメージです。

また、色の彩度も考慮しましょう。赤や青、黄色などの原色は目を引きますが、鮮やかな色は主張が強く、使いすぎるとチカチカして見づらい可能性があります。この場合、色の彩度を少し下げると見やすくなります。

広報誌は、宣伝や配布する団体の人々の交流にも活用できる冊子です。本記事で紹介した内容を参考に、ぜひ広報誌を作成してみましょう。冊子の印刷・製本には「しまうま出版」の無線綴じがおすすめです。しまうま出版なら数冊からでもクオリティの高い広報誌を作成できます。広報誌を制作する際には、利用を検討してみてください。